Le 5 perdite di tempo da evitare nel monitoraggio dei media

Il monitoraggio dei media è un requisito fondamentale per molti professionisti della comunicazione. L’uso di strumenti o servizi di monitoraggio ad hoc rende semplice il processo complesso di rintracciare i contenuti, verificarli e poi categorizzare il tutto.

Ciò non significa che non ci siano tantissime “trappole” in agguato. Quando si impara a trovarle e distinguerle in ogni situazione è possibile gestire tutto più facilmente.

Le trappole peggiori, anche nel monitoraggio, sono le perdite di tempo. Ecco alcune delle peggiori perdite di tempo che nasconde l’attività del monitoraggio dei media ed alcuni consigli su come evitare di cadere in errore.

1. Spendere troppo tempo a leggere i contenuti

Cadere in questa trappola è molto facile e può trasformare il vostro monitoraggio in un notevole sforzo.

La colpa è solitamente di parole chiave eccessivamente ampie che includono troppi contenuti; la mancanza di filtraggio dei contenuti in categorie facilmente riconoscibili; la “paura di perdere qualcosa” che ci porta alla revisione di tutto in modo troppo attento rispetto a quanto dovrebbe essere giustificato.

Per combattere questo problema bisogna innanzi tutto assicurarsi che le parole chiave siano quelle giuste e che i filtri impostati siano efficaci. Filtri ben organizzati possono effettivamente combattere la paura di perdere qualcosa.

Personalmente ho scoperto che è molto più facile perdersi qualcosa di importante guadando 500 contenuti, piuttosto che farlo guardando cinque serie da 100 divise in base alle categorie o ai settori di riferimento.

2. Seguire le tracce dei link fino all’infinito

Questa è la rovina di tutti coloro che sono costretti ad utilizzare il web come strumento di lavoro. Hai letto una storia rilevante, trovato un link o riferimento ad un’altra pubblicazione sul tema per cui c’è un monitoraggio in atto. A questo punto seguirai il link (nel caso in cui esso sia rilevante) anche se un’ora più tardi sarà pausa pranzo e hai ancora altri 50 contenuti da rivedere.

E’ difficile scegliere perché spesso quelle storie correlate sono pertinenti e utili, oltre ad essere la testimonianza che avremmo potuto usare parole chiave diverse. Ma è anche vero che non tutto può essere stato catturato con il monitoraggio, sia che si tratti di uno strumento automatizzato sia nel caso di un servizio ad hoc.

Il modo migliore di gestire questo problema varia seconda dal tempo che abbiamo a disposizione.

3. Perdersi tra le “erbacce”

Le “erbacce” sono quei contenuti che poco a poco ci attraggono finchè ci portano a perderci totalmente dal nostro scopo.

Tende a succedere quando stiamo revisionando il monitoraggio di clienti che coprono settori dettagliati o molto specifici. Niente colpo di fulmine quindi, si tratta di un interessamento lento che ci prende dopo la prima lettura di alcuni periodi chiave facendoci sentire interessati oltre che informati.

Quando un cliente ha un sacco di dettagli interessanti e informazioni complesse, è molto facile scivolare dalla “verifica” all’apprendimento, il che significa arrivare ad una lettura quando invece si dovrebbe trattare di una scrematura.

4. Perdere di vista gli obiettivi del monitoraggio

Un’altra trappola in cui è molto facile cadere se non si sta attenti. Capita quando una singola notizia tocca più settori connessi o tematiche simili, senza però essere di reale interesse per il destinatario del monitoraggio. Così gli articoli ci possono sembrare rilevanti anche quando non lo sono.

Dobbiamo evitare a tutti i costi di includere materiale irrilevante nella rassegna stampa che arriverà ad altri.

La soluzione migliore è quella di applicare un filtro alla base, comunicando con il vostro fornitore della rassegna stampa per segmentare gli articoli in aree tematiche.

5. Sentiment, tono di voce e tag da indovinare

Difficile non fare questo errore. Ci sarà sempre del pregiudizio nella classificazione di contenuti sulla base del sentiment, del tono o dei tag che si sceglie di impostare. Questo perché la valutazione sarà spesso molto soggettiva.

Dopo un po’ di pratica si può iniziare a velocizzare il lavoro applicando il metro che si è utilizzato per i contenuti precedenti; se però inconsapevolmente si cambia di poco il metro di giudizio bisognerà tornare indietro e ri-verificare tutto.

Un consiglio è quello di fidarci del nostro istinto inziale, anche se cambiare il proprio metro di giudizio può essere necessario in alcuni casi.

Più velocità vuol dire più qualità

Essere consapevoli delle perdite di tempo che esistono nel monitoraggio dei media dovrebbe metterci in condizione di delineare una strategia per evitarle durante le nostre giornate.

Ci trasformeremo in individui più efficienti e avremo tutto il tempo che ci serve per concentrari su iniziative ad alto valore aggiunto.