La relazione tra giornalisti e uffici stampa: tutto quello che c’è da sapere

La relazione tra i giornalisti e gli uffici stampa è antica e radicata nel tempo: un rapporto simbiotico, di reciproca necessità. I giornalisti hanno bisogno delle comunicazioni che giungono dagli uffici stampa e in generale dalle varie agenzie specializzate per poter lavorare in maniera più sicura, veloce, affidabile. Al tempo stesso, gli uffici stampa hanno necessità di far arrivare i loro contenuti e le loro comunicazioni sui media, e per farlo l’unica via è passare dai giornalisti. Una relazione da “do ut des“, un confronto basato su un vicendevole interesse per ottenere il massimo e lavorare sempre al meglio.

La nostra società, tuttavia, vive momenti di grandi cambiamenti. E questi coinvolgono inevitabilmente anche il mondo della comunicazione e del giornalismo. L’avvento dei social media, le nuove piattaforme di comunicazione personale, le nuove dinamiche che regolano la scelta degli argomenti da trattare e i messaggi da far passare o filtrare. Tutto questo, senza rischio di smentita, ha cambiato il lavoro sia dei giornalisti sia degli uffici stampa (o analoghe realtà). E quindi è bene chiedersi: a che punto è la relazione tra questi due mondi? Cosa pensano, soprattutto i giornalisti, di quello che ricevono dagli uffici stampa? E questi ultimi, cosa devono tenere sempre presente per fare in modo che i loro contenuti vengano recepiti positivamente, come una risorsa e non come un fastidio, dalla controparte? Abbiamo anticipato il tema insieme con Mediaddress durante il webinar che potete rivedere qui. Ma affrontiamo di seguito i punti salienti che sono emersi.

La risposta di Mediaddress

Per rispondere in modo completo a questa domanda, Mediaddress ha dato il via ad un progetto internazionale ambizioso, The Eye of Journalists on PR.

Il progetto coinvolge anche L’Eco della Stampa per  quanto riguarda la situazione italiana. Così, nel mese di Aprile 2023 prende il via una fase di interviste, questionari e ricerche i cui dati emersi (per l’Italia) sono stati raccolti nel report “Giornalisti e uffici stampa: una relazione complicata” ⇒ (Lo puoi scaricare qui).

Mediaddress ha intervistato oltre 400 giornalisti tra quelli presenti nel proprio database, raccogliendo più di 15mila risposte. I dati emersi in alcuni casi confermano sensazioni che chi lavora in questo settore potrebbe avere, in altri offrono un punto di vista differente e, se vogliamo, perfino sorprendente.

Lo scopo dell’analisi è mettere insieme informazioni e opinioni in modo da rendere sempre più efficace e profittevole la comunicazione tra gli uffici stampa e i giornalisti.

I dati emersi dall’analisi

Partiamo da un aspetto fondamentale: il comunicato stampa è ancora considerato dai giornalisti un elemento chiave nello svolgere il proprio lavoro.

L’89,6% dei professionisti intervistati ha dichiarato di utilizzare materiali di questo genere per scrivere un articolo. E l’82,2% li considera una fonte attendibile.

Aspetti quantitativi e qualitativi

Innanzi tutto, è bene fare attenzione al numero di comunicati prodotti: dai dati emerge chiaramente che i giornalisti trovano eccessiva la quantità di informazioni che ricevono. A più del 90% arrivano ogni giorno oltre 10 comunicati stampa, mentre addirittura il 40% supera quota 50. Troppi, decisamente, anche perché il risultato finale di questa eccessiva mole di informazioni è tanto semplice quanto intuitivo: finiscono nel cestino. 4 comunicati su 5 vengono eliminati dopo una rapida lettura. Il motivo principale è la mancanza di interessi, come sostiene l’83% del campione.

Oltre alla questione quantitativa, c’è un altro elemento critico che emerge: la qualità del comunicato stampa. Soltanto il 6% degli intervistati ritiene molto esaustivo il contenuto dei comunicati, la cui efficacia si basa soprattutto sull’inserimento di foto e contatti diretti dell’ufficio stampa, oltre che ovviamente su un testo ben scritto e strutturato.

Questo dato, in primis, conferma la necessità dei giornalisti di ricevere comunicati stampa ben fatti e indirizzati ai giornalisti che si occupano effettivamente di quel tema/ambito di mercato. Quindi come prima cosa è importante sapere come scrivere comunicati stampa efficaci e di successo. Prestando particolare attenzione alla stesura del testo e alla definizione della struttura.

Ecco alcuni elementi da tenere in considerazione quando si invia un comunicato stampa: selezionare bene il tema e mandarlo alla persona giusta, inserire foto e contatti diretti – e certi- e, ultimo ma non per importanza, scriverlo bene!

Appare invece come una “piacevole conferma” la risposta in merito alle conferenze stampa, altro momento chiave della relazione con i giornalisti. Il 90% degli intervistati dicono di frequentare regolarmente questi eventi, vissuti anche come un momento chiave per fare networking e incontrare altre persone. E di questi, il 45% dice di partecipare molto spesso alle conferenze stampa.

Come contattare i giornalisti

Dopo aver visto come strutturare un comunicato stampa secondo i dati emersi dalla ricerca, passiamo al secondo punto chiave: come far arrivare questi messaggi.

Prima abbiamo visto che c’è una questione legata alla quantità delle informazioni e al rischio di non centrare il giusto target. Proprio per questo, emerge chiaramente una necessità per chi lavora nel mondo dei media: mettere insieme tutte le comunicazioni e i contenuti degli uffici stampa.

Secondo il 75% degli intervistati, sarebbe fondamentale creare uno strumento che permetta di aggregare tutti i comunicati stampa e poterli organizzare secondo i propri interessi. Uno strumento, quindi, che riunisca un calendario delle conferenza stampa, i press kit aziendali e un database dei contatti dei capi uffici stampa di enti, aziende e istituzioni. Un’esigenza che chi lavora nel mondo della comunicazione dovrebbe iniziare a tenere in seria considerazione per ottenere importanti vantaggi competitivi.

Detto dell’aggregazione, c’è poi la comunicazione personale con ogni giornalista. Il canale preferito, senza dubbio alcuno, è l’email. In questo caso più del 95% degli intervistati dice di voler essere contattato principalmente tramite questo strumento. Il cellulare è sì un mezzo necessario, ma non amato. Soprattutto per una questione di confine con la privacy personale e un miscuglio tra comunicazioni private e lavorative. I social media invece, per questo genere di informazioni, è meglio lasciarli perdere: solo il 22% li considera uno strumento utile di contatto.

Infine, oltre a ricevere informazioni precise e adeguate, i giornalisti sentono la necessità di accedere facilmente ai contatti di altri colleghi. Il 35,5% dice di essere “abbastanza interessato” ad avere la possibilità di reperire in modo semplice i contatti di altri professionisti. Un interesse che invece viene definito “elevato” per un altro 30%, portando quindi a 2/3 del totale la fetta di coloro in cerca di soluzioni del genere. Proprio a tal proposito citiamo Mediaddress che, in funzione di questa esigenza, mette a disposizione dei professionisti e delle agenzie/istituzioni, una banca dati di oltre 600.000 contatti di giornalisti e testate worldwide sempre in aggiornamento. Per i giornalisti in particolare, c’è la possibilità di registrarsi gratuitamente accedendo ad una Area Giornalisti dedicata. Qui maggiori dettagli.

In conclusione

In conclusione, quello che emerge chiaramente dalla nostra analisi è la centralità, immutata, dei comunicati stampa come uno strumento fondamentale per i giornalisti. Nonostante ci sia molto da dire sulla quantità e sulla qualità di essi.

Per quanto riguarda i giornalisti appare evidente la necessità di avere nuovi strumenti di aggregazione dei contenuti aziendali e di informazione ufficiale. Mentre per gli uffici stampa è necessario comprendere meglio le esigenze della controparte e cercare di raggiungere chi realmente possa essere interessato al contenuto dell’informazione. In modo che possa essere utile, efficace, e soprattutto pubblicato.

Uffici stampa e giornalisti hanno da tempo un rapporto di reciproco interesse, adesso è arrivato il momento di portarlo a un livello successivo.