9 modi per rendere la tua prossima conferenza stampa un successo

Organizzare una conferenza stampa di successo è un’impresa ardua. Non si parla solo di trovare la location adatta o invitare quanti più giornalisti possibile, è molto, molto di più.

Chi lavora nelle PR lo sa bene: le conferenze stampa richiedono tempo e risorse adeguate da dedicarvi, perché il rischio che siano un fiasco è molto alto. Di sicuro avrete già visto o partecipato a conferenze stampa in cui c’erano a malapena gli oratori, o magari avete lasciato a metà una conferenza perché noiosa o vuota.

Per chi sta dall’altra parte del tavolo la situazione è sempre un po’ delicata. Tra il desiderio di soddisfare il cliente e quello di recapitare il giusto messaggio, la tensione in conferenza stampa è alta, così come la paura di fare una figuraccia.

D’altronde, con l’avvento di internet e soprattutto dei social media, le conferenze stampa old style sono diventate un po’ demodé per non dire proprio superate. Sempre più spesso i protagonisti (ossia leader politici, artisti, cantanti, anche CEO, manager e direttori) parlano attraverso il Twitter di turno – Donald Trump docet. Sfumando così il mito del vero incontro con i giornalisti.

Ma prima di gettare completamente la spugna, sappiate che esiste ancora un modo per organizzare una conferenza stampa di successo, anzi più di uno. In questo articolo ve ne consigliamo alcuni, facili da realizzare e di sicuro effetto.

9 tips per rendere la conferenza stampa un evento cool

1. EXCEL:
   Cosa c’entra il noto foglio di calcolo? Beh, come pensate di tenere nota di chi avete contattato e chi no? L’organizzazione è tutto: partiamo dalle basi. Se non si ha metodo non si va da nessuna parte. Perciò, organizzare un evento – una conferenza stampa è un evento – richiede precisione, puntualità e attenzione ai dettagli. Prima di iniziare, perciò, controllare di aver mandato tutti gli inviti a chi doveva riceverli. Un buon file excel sarà sicuramente d’aiuto, ma lo sarà soprattutto la vostra precisione.
2. RECALL:
   La parte più noiosa del lavoro non può essere delegata o demandata con leggerezza. Sebbene possa essere noioso, fare i recall è davvero, davvero, davvero, fondamentale. Molto dipenderà proprio da questo, dal tono di voce con cui effettuerete questo compito, dalla vostra scaltrezza nell’intessere le PR, dal modo in cui riuscirete a essere insistenti senza essere fastidiosi. La regola per essere sempre ascoltati, d’altronde, è semplice: ascoltate anche voi. Capite a cosa sono davvero interessati gli interlocutori con cui parlate e stuzzicate la loro curiosità in merito al vostro evento in questo modo.
3. COMUNICATO STAMPA SCRITTO A REGOLA D’ARTE:
   Non possiamo permetterci di sottovalutare questo passaggio. Nessun refuso, immagini in linea con ciò che comunichiamo, informazioni chiare e precise, possibilmente nelle prime righe, info e contatti in fondo: ecco le regole d’oro di un buon comunicato stampa. Il comunicato stampa ci sarà sia prima, sotto forma di invito, che dopo che la conferenza stampa avrà avuto luogo, in cui potrete inserire una citazione chiave degli ospiti e rielaborare alcuni dei temi affrontati nel dibattito. 
   
4. MEDIA KIT:
   Come potreste accogliere i vostri ospiti se non con efficacissimo media kit? Informazioni aggiuntive, particolari sugli sponsor, date del tour e/o biografie artistiche, recap dei premi vinti, foto e immagini preliminari, rassegna stampa italiana ed estera… Tutto serve a stimolare l’attenzione dei partecipanti e a fissare bene nella memoria ciò che si è detto durante la conferenza stampa.
5. LOCATION:
   L’occhio vuole la sua parte e se lavorate nel campo della comunicazione non dimenticatevelo MAI. Dedicate del tempo a cercare la location perfetta, che esprima in modo visuale alcuni dei valori legati al brand o le emozioni che il nuovo progetto/idea/qualunque cosa suscitano in chi ne viene a conoscenza. Una terrazza vista mare (o lago o montagna) o con panorama sullo skyline della città, una villa con piscina, un palazzo storico, un ristorante caratteristico… Puntate sulla location e vincerete.
6. FOOD:
   Se organizzate un media breakfast o se offrite un rinfresco al termine della conferenza stampa o addirittura un pranzo, accertatevi della qualità del cibo che propinerete ai vostri ospiti. Non solo: assicuratevi che il cibo sia in linea con tutto il resto. Create dei piatti ad hoc per il brand, che ne usino il colore tipico, ad esempio, oppure originari del luogo di provenienza. Sbizzarritevi, regola che ci porta direttamente al punto 7
7. FANTASIA:
   La fantasia deve sempre aiutare il lavoro del comunicatore. Create un fil rouge che accomuni tutti le fasi di presentazione del progetto e sviluppatelo anche in conferenza stampa. Siate originali e sorprendenti, ma soprattutto siate coerenti. Scavate nello storytelling aziendale per partorire un’idea geniale. Immaginate un evento unico connotato dalle caratteristiche proprie del brand oppure giocate per contrasti: sorprendete tutti proponendo esattamente il contrario di ciò che tutti si aspetterebbero. A volte l’effetto “shock” è molto più incisivo di ogni altro ricamo sullo stesso tema.
8. GADGET:
   Ormai è prassi comune regalare qualcosa al termine di una conferenza stampa. Chiaramente, la qualità dei gadget dipende dal budget di cui si ha disposizione però anche con poco si può ottenere tanto. Pensate agli origami, che altro non sono che pezzi di carta piegati. Se avete più soldi da spendere, qui invece c’è una lista di idee molto attraenti.
9. ALWAYS BE SOCIAL:
   Last but not least, non dimenticatevi il potere del word of mouth digitale. Siate attivi sui social prima, dopo e durante la conferenza stampa. Fate un live tweeting e scegliete un hashtag caratterizzante per l’evento. Scrivete, partecipate, postate: non c’è niente di meglio che sporcarsi le mani nel mondo dei social per suscitare l’interesse intorno a voi. Anche dei giornali.