Cinque consigli per scrivere un comunicato stampa

Arriverà il momento in cui ci sarà un evento da promuovere, un prodotto da lanciare o un’iniziativa da diffondere. E quello sarà il momento nel quale questa nostra breve guida su come scrivere un comunicato stampa tornerà utile.

Scrivere un comunicato a regola d’arte, infatti, è un delicato equilibrio. Da un lato c’è l’esigenza di spiegare tutto della propria attività, mentre dall’altro la casella di posta elettronica del giornalista, quotidianamente inondata di messaggi.

Fortunatamente il lavoro del cronista è, in parte, proprio leggere i comunicati e scoprire spunti e storie da poter raccontare. Ecco perché scrivere un comunicato stampa che non venga cestinato è fondamentale. Vediamo cinque consigli per salvare la notizia e raggiungere il nostro obiettivo.

5 consigli per scrivere un buon comunicato stampa

Come abbiamo visto parlando delle regole per organizzare una conferenza stampa di successo, il comunicato stampa è uno strumento fondamentale per presentarsi ai giornalisti. Per questa ragione è utile, preliminarmente, prestare attenzione al fatto che sia scritto in italiano corretto.

Inoltre, prima ancora di iniziare a scrivere le prime parole, è necessario prestare attenzione al target del nostro comunicato. Ebbene sì, l’invio massivo della nostra email a tutta la mailing list, non aumenterà le possibilità di vedere un articolo pubblicato.

Al contrario, il consiglio è di valutare con attenzione testate tradizionali, giornali online, televisioni, radio, web radio, blog che potrebbero essere realmente interessati a ciò che proponiamo. Anche il comunicato stampa, infatti, può essere personalizzato grazie ad alcune piccole accortezze come variare gli allegati in base al media a cui lo stiamo inviando.

Dopo essersi concentrati sulla lingua e aver individuato i destinatari del comunicato, è tempo di iniziare a scrivere. Veniamo, dunque, ai nostri consigli.

Di cosa stiamo parlando? Dillo subito

L’oggetto dell’email così come il titolo del comunicato stampa devono essere chiari. Sin dal primo sguardo dev’essere evidente di cosa si sta parlando. Un concerto di musica rock oppure la release di una nuova band emergente? Non devono esserci dubbi, così chi aprirà l’email per leggerla saprà già quanta attenzione riporre sul contenuto.

Se hai in programma di inviare il materiale anche a testate online, pensa a inserire nel titolo anche una potenziale keyword. Ciò è utile dal punto di vista SEO perché consentirà all’articolo, possibilmente leggermente rielaborato, di essere trovato più facilmente sui motori di ricerca.

Leggibile e chiaro, parti dalla struttura

Luogo, data. E poi titolo, sottotitolo, testo diviso in paragrafi e contatti. La struttura del comunicato stampa è questa e non si scappa. Immaginiamo un testo il più chiaro ed efficiente possibile, capace di far capire al giornalista in un solo sguardo qual è l’argomento.

Una scaletta ben strutturata ha, inoltre, il vantaggio di rendere il nostro comunicato facilmente utilizzabile dal giornalista. Ci sarà chi potrà approfondire l’argomento e chi dovrà, invece, tagliare per rispettare i dettami della carta stampata. Dividendo il testo in paragrafi che possono stare in piedi da soli, agevoliamo il lavoro al reporter.

Cosa, chi, quando, dove e perché

Quella delle cinque “W” è una delle regole cardine del giornalismo che torna utile anche quando scriviamo un comunicato stampa. La prima parte del testo, infatti, va dedicata proprio al chi, cosa, quando, dove e perché della nostra notizia.

Ciò non significa che il tono debba essere necessariamente asciutto. Possiamo mantenere un tono di voce coinvolgente, ma badiamo bene a non perdere per strada nessuna di queste informazioni. Nel caso di eventi, scriviamo anche subito se è necessario un biglietto oppure se l’ingresso è gratuito.

Citazioni con moderazione

Altra regola aurea del comunicato stampa vuole che non manchi mai una citazione a commento dell’iniziativa. Vengono chiamati in causa, solitamente, i responsabili dell’iniziativa che, in qualche parola, la commentano aggiungendo informazioni e una dimensione umana alle cinque “W” di cui sopra. Decisamente utile, ricordiamo di non abusarne per evitare il rischio di annoiare.

Non scordare gli allegati né, mai, i contatti

Infine, quando rileggi il tuo comunicato stampa evidenzia con i grassetti le parole chiave, gli ospiti, le date. Insomma, fa’ sì che nessuna delle informazioni fondamentali non sia evidente.

A proposito di “fondamentali”, attenzione agli allegati. Due o tre fotografie in buona qualità saranno sufficienti per non rendere troppo pesante l’email, ma nemmeno per obbligare tutte le testate ad utilizzare la stessa foto. Vada per la locandina, che riassume tutte le informazioni pratiche. Non ha senso, invece, mandare clip video a una radio, oppure link ad un quotidiano cartaceo.

A ciascuno il suo per poter dare al giornalista più strumenti possibile per capire il tuo messaggio e parlare. Proprio per questo, ogni comunicato stampa deve concludersi con i contatti: nome e cognome dell’addetto stampa, un numero di telefono a cui contattarlo, un’email per chiedere informazioni ulteriori.

A questo punto non vi resta che rileggere tutto, salvare e preparare l’email. Il comunicato stampa, infatti, è comodo se viene inserito sia nel corpo dell’email che come allegato, ma mai in un formato che non si può modificare. Questione di formattazione e di praticità.

Avete ancora dubbi? Scriveteceli nei commenti!