Come scrivere la richiesta di preventivo per un servizio di media monitoring

Il media monitoring e la misurazione dei media non sono più limitati all’ufficio stampa, alle PR o al marketing.

Il loro valore può estendersi a molte funzioni aziendali tra cui le risorse umane, il management del brand, l’area di sviluppo prodotti e il servizio clienti. La stesura di un documento ben strutturato per il monitoraggio e la misurazione dei media è un’attività di squadra.

Di solito è infatti meglio organizzare una riunione che includa tutti coloro che desiderano utilizzare (o dovrebbero utilizzare) il servizio di monitoraggio e misurazione dei media. Obiettivo dichiarato dell’incontro: identificare e raggiungere un accordo sulle caratteristiche del servizio.

Un buon metodo può essere quello di chiedere a ciascun reparto coinvolto di compilare un questionario che consideri le preferenze di monitoraggio e misurazione per aiutare a raggiungere un consenso. Ognuno potrebbe “sbirciare” le risoste degli altri prima di consegnare il questionario.

Ma non è necessario partire da zero.

Online esistono molti formati per le richieste di preventivo. Si tratta soprattutto di gare indette da enti pubblici.

Il reparto acquisti potrebbe avere a disposizione altri esempi. Gli acquisti non aiuteranno a definire le parole chiave del monitoraggio ma possono certamente aiutare nella fasi di fine tuning della formattazione, utilizzo dei termini tecnici, inserimento di clausole e condizioni.

Inoltre, bisognerà prevedere un processo di responsabilità interno nella richiesta di offerta. Per permettere ai fornitori di porre domande prima di presentare la proposta. Tutti gli offerenti dovrebbero ricevere risposte a qualsiasi requisto imposto dal fornitore.

Fai circolare la tua prima bozza a tutti i soggetti coinvolti per raccogliere commenti è sempre una buona idea.

Una RFP (Request For Proposal) ben affinata di solito passa attraverso più scrivanie prima di essere pubblicata.

In alcuni casi, le organizzazioni consentono a uno o due fornitori selezionati di rivedere la bozza e inserire commenti e suggerimenti. Ma è un tema molto delicato che non affronteremo.

Sezioni delle richieste di preventivo.

Sebbene la struttura e l’ordine vari in genere contengono le seguenti sezioni generali. L’introduzione riassume i punti chiave delle altre sezioni e può includere la data di scadenza. Le informazioni sulla tua organizzazione comportano una panoramica generale dell’azienda, dei suoi prodotti o servizi, dei suoi obiettivi e delle informazioni di contatto.

La sezione dei requisiti indica in modo preciso i tuoi obiettivi e ciò di cui hai bisogno, con diversi livelli di priorità. Separare ciò di cui hai bisogno da ciò che desideri e ciò che è irrealistico è davvero fondamentale.

Parole come “può”, “vorremmo” e “facoltativo” potrebbero identificare cose che desideri ma non vuoi che limitino la possibilità di partecipare ad alcuni fornitori. Questa è la sezione cruciale per spiegare i tuoi desideri per un servizio di media monitoring e misurazione.

Come nelle gare, alcune richieste di preventivo assegnano punti per ciascun elemento del servizio. In questo modo, è possibile pesare di più e di meno ogni aspetto della nostra richiesta.

Per evitare brutte sorprese, la qualità, la tempestività o l’ampizza dello spettro di monitoraggio sono buoni elementi da definire come prioritari. Anche se il focus sul prezzo è molto sentito, è sempre meglio che questo non sia l’elemento preoponderante della fornitura.

Includere una formula tipo la seguente può essere utile se si preferisce avere dei criteri qualitativi “L’offerta vincitrice, se presente, sarà selezionata basandosi esclusivamente sul giudizio dell’azienda X (la tua azienda)”.

Linea temporale.

Questa sezione indica tutte le scadenze temporali previste.

La scadenza per la presentazione della proposta, la scadenza per le domande del fornitore, quanto tempo impiegherà il processo, quando raggiungerai una decisione, quando gli offerenti saranno avvisati e altre date importanti.

Stabilire una scadenza troppo stretta è un errore comune.

Termini e standard.

Di solito il reparto acquisti aggiungerà nel documento condizioni, clausole standard e frasi necessarie che diventeranno poi parte del contratto.

Formato da usare.

Al fine di garantire che i venditori forniscano tutte le informazioni necessarie e per facilitare la valutazione, molti documenti includono un formato che i fornitori devono rispettare per presentare una proposta e un’offerta.

Il formato della proposta di solito segue le intestazioni nella richiesta di preventivo e include almeno i seguenti elementi:

• Esperienza del fornitore – una descrizione delle qualifiche che il fornitore deve dimostrare per poter fornire i servizi richiesti.

• Descrizione del servizio – come il fornitore soddisferà i requisiti, compresi eventuali servizi opzionali. La descrizione del servizio dovrebbe includere il modo in cui il venditore esegue il monitoraggio, inclusi i nomi di eventuali servizi in outsourcing. Qui bisogna descrivere tutto con estrema precisione.

• Personale – esperienza e qualifiche del project manager e del personale assegnato al set-up del monitoraggio. Nell’eseguire la tua valutazione, assicurati che la proposta includa le persone effettivamente assegnate

Buon senso.

Infine, tutto questo sarebbe inutile senza una buona dose di buon senso. Sappiamo tutti che è facile promettere grandi cose se poi la qualità e quantità dei contenuti monitorati scarseggia.

Un buon senso critico e qualche feedback disinteressato da parte di altre società che utilizzano i servizi dei fornitori non farà mai male.